複合機とは皆さんご存じの
「コピー機・FAX・スキャナ」が一体となったものです。
現状、めちゃ便利なもので、ほんの数名の会社でも、
備わっていることが多いでしょう。
弊社でも当然使用していますが、
複合機のお世話になるのは本機で最後にしようと思っています。
今使っている複合機。
独立して18年になりますが、
今の複合機は二台目。
別にケチっているわけではなく、
普通にこれくらい使えます。
もちろんそれで印刷したものを制作物としているような仕事の場合は
よりキレイなものを印刷する必要があるので
もっと短い期間での買い換えが必要かもですが、
弊社で印刷するものはあくまで「資料」ですので、
そこまでの性能はいりません。
むしろ問われるのは美しさよりもスピード。
流し込みコピーとかスキャンが遅いとイライラしますから。
この二台目は中古を25万円ほどで購入したもの。
当時の最新より一つ前の型です。
おそらくこれを新品で1年前に購入していると、
80万～90万くらいになったんじゃないかと思います。
そしてコピー機は月額定額＋カウンター料金
という契約になっているのが一般的。
しかしそんな契約を敢えてせず、実験的に、
トナーなどの消耗品は自分でamazonなどで購入し、
修理が発生したときにその都度修理に来てもらって修理代を支払う、
というスタイルでやってきています。
確かに修理のときにはまとまった費用がかかりますが、
この7年間使ってきて、そのような事態になったのは、
たったの二回。
FujiXeroxの商品は、よくできています(笑)。
その期間にかかった消耗品代や修理代をずっと集計していますが、
現状1枚あたり、カラー印刷も含めて1枚1.8円程度です。
めちゃ割安。
複合機がダメになって時の保険で、一台インクジェットを保有していますので、
これまで困ったことになったことは一度もありません。
もちろん自己責任で、ということですが、
PCやネット周辺の設置やトラブル回避を
ある程度自己完結できる能力のある人が社内にいるのであれば、
この方法もありだと思います。
事務機屋さんの存在はとてもありがたくもありますが、
必ずしも事務機屋さんの口車に毎回乗る必要もないかなと思います。
特にやたらリースとかを進めて来る営業マンがたまにいますが、
資金のある人は買った方が絶対お得なので、
安易にリース契約するのはやめましょう。
老朽化したら、次は買わない！
そして、今使用している複合機が老朽化してきたら、
次の一台は購入しない、と心に決めています。
というのは、かつてと比べて印刷する枚数が激減しているからです。
具体的には5年前の半分以下になっています。
これは
・仕事が税務財務から経営アドバイスにシフト知っていること
・意図的にペーパレスを進めていること
の2つが大きな理由として考えられます。
時代はさらにペーパレスに向かって進んでいきます。
そしてFAXはさらに不要なものとなります。
現在、FAX送信は2ヶ月に1回くらい。
受信もその9割はFAXのDMです。
仕事で受信するのは既存顧客の3件だけ。
おそらくFAXをやめることは、全く問題ないでしょう。
そうなるといよいよ複合機に何十万もかけることは
無駄でしかなくなります。
ただペーパレスをすすめていく中で唯一必要かと思われるのは、
スキャナ機能です。
高速の優秀なスキャナがあればいいのですが、
これ単独のものってあまりないんですよね。
かつてFujiXeroxが販売してましたが、
今はもうないようです。
そして弊社ではペーパレスアプリとして
Docuworksを使用していますが、
これがFujiXerox（今は富士フイルムビジネスイノメーション）製品との
親和性が極めて高いので、
スキャナ使用のためだけに
やむなく中古複合機を購入することになるかもしれません
とても場所を取るので、極力やめたいのですが・・。
ペーパレスを進めるために
今でもかつての半分くらいは紙印刷をしているわけですから、
何もそこまで複合機の導入を拒絶しなくても、
と思われるかもしれません。
しかし人間やはり低きに流れる、というか、
ペーパレスを進めていかないといけない中で、
複合機があると、どうしても
紙印刷に甘えてしまうんですよね。
数少ない紙印刷の部分は、
インクジェットで賄おうと思っていて、
複合機の導入をしないことで、印刷が遅くて面倒になりますから、
それによって社内のペーパレスがより進みます。
このように、何かを変化させるためには、
そうならざるを得ない環境を
まず作ってしまうことが大切であろうと思っています。
さらに言うと、今年中に事務所を
完全リモートワーク化する予定をしていますので、
そうなると、紙で書類をやりとりすることは
極力少なくしないといけないんですよね。
ですからいずれにしても無理矢理にでも、
進めていかないといけないのです。
長い歴史の中で生物は、
環境の変化に応じて進化をしてきました。
というか、進化というもの自体が、
環境変化への対応そのものです。
会社組織も、外部環境が変われば
それに応じて変化・進化していく必要があります。
そうしないと生き残ることができませんから。
しかし環境の変化を待って進化をするのではなくて、
時にはありたい姿に進化するために、
敢えてその進化を促す環境を自ら作ってしまう、
ということも大切なんじゃないかと思うのです。
現状が心地よければ、
人はその場所から動こうとはしません。
それでも環境変化に対応できればいいのですが、
気がつけば変化についていけなくなっていた、
ということでは、
その組織は滅びの道へと進んでいくことになってしまいます。
ですから少し負荷のかかることかもしれませんが、
たまには自らムリに環境を変化させてしまいましょう。
しかし、そんなことばっかりやっていても、
負荷がかかりすぎて社員さんに嫌われてしまいます。
そこは適切に判断する必要がありますので、
気を付けましょう。
