皆さんの会社には、日報というものがありますでしょうか？
そしてそれがあるのであれば、ちゃんと活かされてますでしょうか？
今日は、何気に面倒くさい、日報について。
無駄な日報になってない？
私が勤務時代、その会社には日報がありました。
一応その日の終わりに、一日のスケジュールや仕事をしていて気がついたことなど、
紙に書いて提出することになっていました。
しかし、大半の人が書いていませんでした(笑)。
ルールとして決まってはおりましたが、
書かなくても特に何も言われないので、
正直私もあまり書いていませんでした。
私の顧問先の会社でも、
提出された日報が事務所の一角で
山積みになっていました。
ある別の会社では、提出された日報に対して、
上長が、ちゃんと内容をみることなく、ただ印鑑を押してました。
こんな日報が、まだまだ世の中には、結構たくさん残っています。
社員さんの時間を奪うだけの日報は入りませんし、
上司の仕事を作るだけの日報は不要です。
私が勤務時代に、他の同僚と同じように日報を書かなくなったのは、
書いている意味が全く感じられなかったからです。
ちなみに私の今の会社には、日報はありません。
なぜなら、どうせ私もチェックしませんから。
仕事ごとの収益性を測定するために、
どのお客さんのどんな仕事にどれだけ時間を要したか、
ということは、データとして日々書いてもらってます。
これだけは結構重要データですので。
しかし月に一度集計しているだけで、毎日目を通すことはありませんので、
これは日報ではありません。
また仕事上で何かあれば、チャットワークなどで報告があります。
これも何かあったときだけで充分なので、日報形式ではありません。
目的を明確に。
前述のような、人の時間を奪ってしまうだけの日報がなぜできあがるかというと、
その目的が明確になっていないからです。
そして目的があったとしても、
それを目的通りに運用する仕組みができていないからです。
現状、日報があるからには、
最初は何がしかの目的があったはずです。
例えば、部下がその日一日どんな仕事をしていたのか気になる、
ということで、スケジュールを記載するような日報が生まれます。
部下がお客さんのところでどんな話しをしてきたか気になるので、
お客さんとの対話情報を記録するような日報が生まれます。
部下がなにか問題を起こしてやしないか気になるので、
それをちゃんと報告させるような日報が生まれます。
確かにその一つ一つは重要なのかもしれません。
そしてそれが本当に重要なことであるのであれば、
必ずその内容に対してフィードバックされたり、
その内容を社員間で共有されるような仕組みが必要です。
しかし多くの場合、提出したものの、上長の印鑑が押されて、
ファイリングされて終わり、
なんてことになっている場合が多いように思います。
これが紙で書くのでなく、デジタル化されていても同じこと。
手段に問題があるのではなく、
その生かし方に問題があるのです。
社員さんは上司や経営者の動きをとてもよく観ていますから、
自分たちの書いている日報がちゃんと活用されていないことは
すぐに気がつきます。
そしてそんな日報の存在意義に、疑問をいだくのです。
もし自社の日報がそんなことになっているようであれば、
もう一度改めて、自社の日報の目的を再確認しましょう。
そして今後も活用されることがないようであれば、
今すぐにでもやめてしまうべきなんじゃないかと思います。
捨てるも勇気、です。
効果的・効率的に。
日報を記載するのに、
「たった一日の最後の10分だけ」とか言われても、
10名の社員がいる会社で、年間勤務日数が250日とすると、
10分×10名×250日＝416.67h
もの時間がそこに費やされているのです。
ここまでの時間をかけているのであれば、
どうせやるなら、効果的・効率的に行う必要があります。
まずは手段から。
今時、紙に印刷して手書きで提出、
なんてことをしてる会社は少ないと思いますが、
実はこれが以外と存在するのが驚きです。
印刷して取りに行くのも手間ですし、
そこに手書きするのも手間ですし、
書いたものを提出するのも手間です。
今はITが進んでいますから、こんなことは即やめましょう。
スケジュールを知りたいのであれば、
GoogleSpreadSheetなどに記録して共有してもいいでしょうし、
情報共有だけが目的なのであれば、
チャットワークなどのチャットツールで充分です。
どうしても様式にしたいのであれば、
エクセルなどで様式を作成して社内クラウドにあげてもらってもいいでしょう。
あまりスマートではありませんが。
次にちゃんとその内容が活かされる仕組みです。
仕組みを考えるときには、
その日報の目的に遡って、考える必要があります。
日々の問題や良かったことを共有することが目的なのであれば、
その内容が正しく社員さんに共有されるような仕組みが必要です。
方法はいろいろ考えられるでしょうが、
例えば、月一回の月例会議のアジェンダの一項目に入れてしまうことです。
そしてそのためにはその会議に向けて資料の作成が必要になりますから、
最初からその集約が簡単になるように日報の記載方法を考えておくべきです。
紙に書かれたものを集約するなどというのは、非現実的です。
そして日報に記載された数値を集計して分析するのが目的なのであれば、
その後簡単に集計できるような形式の日報にしておきましょう。
紙に書かれた何十枚もの日報から数値を集めて集計するのは、
気が遠くなる作業です。
毎日の日報が別々のエクセルファイルになっている場合も同様です。
効果だけでなく、効率を考えることもとても大切です。
目的を果たすために、
できるだけシンプルなあり方をめざしましょう。
日報を書く人や、集計する人の手間を減らすことが、
日報の記載やその後の集計のモチベーションにつながります。
ちゃんとその目的が明確になっていて、
それがちゃんと活用されていると、
その日報には大きな意味があります。
ぜひ、上司が仕事をしているフリにだけ使われるようなことのないよう、
しっかりと仕組みを整えていただけたらと思います。
