今、事務所の引っ越し中です。
繁忙期の真っ最中に、引っ越しも含め、
ちょっといろんな案件を同時進行で進めることになってしまったことを
反省している毎日です。
そんな中、あらためて気付かされる、FAXや複合機の存在について。
FAXなくても困らない。
1月末頃から引っ越しを始めて、
1/30でなんとか通常業務ができるだけの事務所機能を
移転することができました。
しかし引っ越しを一気に進めるだけの時間が確保できないので、
2月末までの間でゆっくり引っ越しを進めながら、
先日もお話ししました通り、公式には3/1に完全移転、
という形をとろうと思っています。
そんな中、事務所機能移転からすでに一週間が経過したわけですが、
実はまだ、複合機は旧事務所に置いたまんまです。
確かに月初は使用する機会が少ないのですが、
これまでペーパレスを進めてきて、
極力これ以上紙資料を増やさず、
古いものも徐々に電子データに変換してきました。
そんな中、顧問先でもご協力いただけるところから徐々に、
FAXを使用せず、メールやチャットワークなどの
別のツールに代替していただくようにしてきました。
そして現状どうかというと、
全く困っていません。
FAX受信についてはとにかくほとんどがDMで、
なんのためのFAXなのかわからない状態でしたので、
この引っ越しを機会にFAXをやめようと思っていましたが、
実際に本当に困らないので、本当にやめることにしました。
複合機もいらなくなっている？
そしてFAXに限らず、
複合機自体についても微妙な存在になってきています。
OA機器を販売等されている事業者の方には申し訳ないですが、
もうそろそろ複合機もその役割を終えつつあるように感じています。
電子帳簿などについても国を挙げて進めようとしているところから、
おそらく社会はその方向に動いていくのでしょう。
ですから、「OA機器を～申し訳ない」ということではなくて、
これは外部環境の変化ですから、
そういった事業者の方は、
事業領域の転換を求められつつある、ということです。
ペーパレスですべて画面上で書面を確認することを続けていくと、
紙で印刷するよりもPC画面での確認の方が便利になってきます。
「画面上ではチェックしにくいから」
とか言うのは、ただ
「変わりたくない」
と環境変化に対して抵抗しているだけと考えるのが
正しいんじゃないかと思います。
完全にゼロにするのも難しいかもしれませんが、
ある程度のサイズの会社などで、
これまで社内全体で3台必要だったものが1台で済む、
などといったことにはなっていくでしょう。
というか、すでにそうなりつつあります。
請求書は紙で印刷して送付するよりも、
仕組みが整ってしまうと電子データで送った方が遥かに効率的ですし、
受注などもその後の事務作業のことを考えると、
FAXでもらうよりも、
メールに電子データの添付で受け取る方が、相当スムーズになります。
顧客との関係を考えるとFAX受注を減らすことが難しい、
などということもあるかもしれませんが、
そこは徐々に顧客に協力してもらいながら、
切り替えていくということを考えていくべきでしょう。
敢えて失くしてみる
「そんなこと言っても必要なものは必要だから」
ということもあろうかと思います。
確かに絶対にいらないとは言えない業界もあるでしょう。
そういった場合はムリに変化させる必要はないだろうと思います。
しかし逆に言うと、そうでもない業界であれば、
やろうと思えばなんとかなることなんだろうと思います。
これまで普通に毎日複合機を使ってやってきているわけですから、
それが前提になって業務ができあがっています。
その前提を大切にしている限り、そこから脱却することはできません。
大きな変化を起こそうというときには、
ある程度の思い切りが必要ですし、
多少のハレーションが起こることも覚悟しなければなりません。
「あれがムリ」「これがダメ」
と言っていると、
永遠に変化はありません。
ですので、FAXにしても複合機にしても、
「敢えてやめてみる」
というのもありでしょう。
私の会社でも、顧問先数件がまだFAXを送って来られますから、
そこを大切にするとやめることはできません。
しかし「FAXなくなります」としてしまうことで、
「じゃあ、こうしよう」とかいう知恵が出てきますし、
「じゃあ、チャットワークにチャレンジしてみる」
という変化が生まれたりします。
それは「変化を促す」という意味で、
顧問先のためになることでもあります。
はっきりと大きな損失が生じる、と考えられるときには
無理することはありませんが、
そうでないのなら、
そしてそれに対して大きなメリットが感じられるのなら、
思い切って踏み込んでみましょう。
