私は仕事柄、役所対応になれている部分もありますので、
いろいろな申請をできるだけ自分でやることにしています。
勉強にもなりますし。
一般的には「時間をお金で買う」ということで、プロに任せるのが正解だとは思いますが、
私と同じような考え方の方は一度ご自身で勉強して自力提出をされるのもいいでしょう。
その過程でいろんな知識が身に付くこともありますから、決して無駄ではないように思います。
なお今回の記事は、税務署に提出する申告書や届出書などにはふさわしくありませんので、
そこのところはご理解ください。
とにかく書いて、見てもらう
役所に提出する書類は、とにかくわかりにくいことが多いです。
そして書き方見本のようなものがある場合はともかくとして、これがない場合には、
「ここにはどういう形で書けばいいのだろう」
ということも少なくありません。
そしてわからないところだらけになって悩んで
時間ばかり浪費してしまうということになりがちです。
そこで、一定の「割り切り」が必要になってきます。
まずは、「わからないことがあれば、聞く」ということ。
わりとちゃんと教えてくれることが多いです。
逆にたまにとても面倒くさそうな対応をされることもありますが、
そこは気にしない(笑)。
素人が、これまで書いたことのない書類を、
一発で完璧な状態で作成できるわけはありません。
ですから、最初から完璧を目指して作成することを目指さない方が
効率が良いことも多いものです。
とにかくちゃんと自分なりに調べて、
わからなければすぐ聞いて、
一度自分なりにある程度できあがったと思ったら、素直に
「提出前に一度確認いただけますか？」とチェックをお願いすると、
結構対応してもらえるものが多いです。
そしてその後、訂正部分などもちゃんと教えてもらえます。
なお、冒頭にも書きましたが、これは税務署では通用しませんのであしからず。
役所は形式主義である
役所に提出する書類について、役所の意見を聞きながら作成していると、
とても理不尽に感じることがあります。
そんな理不尽に感じることがあったり、
理屈上「おかしい」と感じたときに、
いちいち役所側に「それはおかしい！」と噛みつくことは、意味がありません。
役所は「形式主義」ですから、
提出すべき「形式」が整っていることが、とにかく大切です。
そこに嚙みついたところで何の意味もないですし、
かえって役所サイドに嫌がられるだけですので、いいことは何一つありません。
例としてあげられるのが、設備投資に対する補助金の申請で、
その設備投資に対して相見積もりの書類が必要になる場合です。
一つの設備投資について、その金額が高額な場合に、相見積もりが求められる場合があります。
その設備が工場の生産設備などで一般的に販売されているものでなく、
一点物の製作物となる場合、
その見積書の内容は業者によって当然のように違ったものになります。
存在しない機械を一から制作してもらうための見積ですから、当然のことです。
しかしこれに対して
「見積の内容は一字一句同じにしてください」
と言われます。
現実にはそんな相見積もりが書かれることはあり得ないにもかかわらずです。
しかしそこで
「そんなのありえない！」
と引っかかるのは時間の無駄です。
おかしいと思っても、粛々と役所の求めるものを作成し、提出しましょう。
それですんなり通るわけですから、それでいいのです。
自分でも勉強する。
もちろん最初からまったく知識も何も白紙の状態で臨んでも、
非常に面倒くさがられるだけですから、
ある程度自分で調べて、ある程度作成できる状態で相談に望むことは必須です。
しかしそれ以外の意味でも、自分で勉強することが大切です。
なぜなら、役所の言っていることが必ずしも本当のこととは限らないからです。
え？役所が間違ったことを言うの？
と驚かれる方もいらっしゃるかもですが、
何も驚くようなことではありません。
次の二点のことから、
彼らは間違ったことをこちらに伝えてくることがあります。
①知識が不足している
役所には、異動があります。
部署にもよりますが、
その前にいた部署とは全然畑違いのところに異動させられてくることも普通にあります。
すると当然のことですが、知識不足が発生します。
そしてその担当者は、何の悪気もなく間違った情報を伝えてきます。
これは税務署でも普通にあることです。
特に相手が一般人の場合、
相手が良く分かっていないのをいいことに、
結構適当な回答をしてくる傾向があるように思います。
②保守的である
役所の人は、とにかく自己保身というか、
自分の行ったことで問題が発生してしまうことを恐れます。
例えばある申請で本当は特例で「Ａ」という取り扱いが可能であったとしても、
その取扱いが本当に可能なのかどうなのか自信がなく、
そこで「Ａ」の申請を通してしまって後々問題になっては困るということで、
その特例を適用しない原則通りの「Ｂ」の取り扱いを指導してくる、
ということがあります。
こんな場合、こちらがちゃんと
「これこれこういう理由で、Ａの取り扱いが可能であると考えますが、いかがでしょう？」
と突き詰めることができて初めて、Aが通ります。
こちらが勉強不足だったことでうっかり不利益を被ることがありますので、
ちゃんと勉強することはとても大切です。
以上、私の考える役所に書類提出する際のコツでした。
今はネット上にあらゆる情報が落ちていますから、
相当複雑なものや法律的な知識を必要とするものを除くと、
ほとんどの申請は自力で作成できるものです。
勉強にもなりますから、一度自身でやってみられるのもいいかと思います。
しかし冒頭にも記載しました通り、
時間をお金で買うという発想も大切です。
特にある程度の規模の会社の経営者は。
そこのところは、各自判断いただけたらと思います。
