ずっとずっと前から実現したかった、ペーパレス。
今回はペーパレスのメリットと、そのために越えなければならないハードルについて。
環境が整いつつある。
当社では、ペーパレスが可能になるだけの設備的環境は
ずいぶん前から社内的には整っていましたが、
なかなか周辺環境が整わず、実現できていない部分がありました。
しかし時代が徐々に追いついてきたことでようやく
一部を除き、実現できるメドがたってきました。
特に、昨今のリモート会議・リモートワークの急激な普及が
後押しをしてくれましたね。
リモート会議やリモートワークだと必然的に資料は紙ではなくなりますから。
これを基軸にさらに押し進めていけば、もっと紙はいらなくなりますし、
もっと時間も削減されるようになるはずです。
最近ようやく国税が、ペーパレスでの帳簿保存に大きく軸足を動かし始めました。
電子データで送られてきた帳簿書類をそのままデータとして
保存しておくことを認めるようになりました。
ただこれにも一点ひっかかるところがあって、
「紙に印刷したものの保存は認めない」、
つまり電子データで送られてきたものは、そのまま電子データで保存してください、
ということです。
おそらく内容の改ざんなどを防止する目的なのでしょう。
やろうと思えば改ざんなんていくらでもできるんですけどね。
まぁ、当然やりませんが。
ペーパレスのメリット
ペーパレスにはたくさんのメリットがあります。
とてもたくさんあります。
だからこそ、ちゃんと実行していこうと思っています。
以下、考えられるメリットです。
・場所がいらなくなる
紙だからこそ、置いておく場所が必要になります。
結構な場所、占めてますよね。
この部分が開放されるだけで、ずいぶん事務所がすっきりするかと思っています。
・紙代がいらなくなる
もちろん紙がいらなくなります。
すると紙代がもちろん不要になります。
資料提供するにあたり、結構紙質にこだわっていたりもしましたから、
意外とバカにできないです。
・コピー代がいらなくなる
当社は事務機屋さんと保守契約を結ばず、自己責任でやっていますので
コピー代は極小（カラー含めて1枚1円程度）ですが、
そうでない場合これもバカにできないですね。
・複合機がいらなくなる（優秀なスキャナで十分）
コピー代がいらなくなる、ということは究極、
複合機自体が必要なくなります。
私も今の複合機がダメになったら、
もう複合機はやめようかと思っています。
もちろんあったら便利なのですが、
この存在が私たちをペーパレスから遠ざけているように思います。
不便になれば逆にその分、ペーパレスを進めようという逆インセンティブが働くでしょう。
しかし、優秀なスキャンは必要です。
・保存管理が容易になる
紙の代わりに、すべてデータとしてのファイル保存になりますから、
ハードディスク一つあれば納まってしまいます。
その中で適切にフォルダ分けをしておけば、その中にポイと入れるだけ。
書棚にいって、ファイルを探して、それを取り出して、その中に入れる、
という無駄な作業がなくなります。
・検索が可能
保存する段階で適切な名称をつけておけば、
Windowsの機能で検索をかけることができます。
紙ファイルでしたら、
「あの書類、どこ行ったー！？」
ということが起こっていたことと思いますが、それが減少します。
もちろん「あのデータ、どこ行ったー！？」はなくなりませんが。
そのためにも、フォルダ名・ファイル名が命です。
・紛失の恐れが少ない
紙は持ち運ぶと紛失の恐れがあります。
一方データ化してそれをクラウド管理しておくと、
紛失の可能性は限りなくゼロとなります。
極端な話し、会社が火事になっても書類は保全されます。
・いつでもどこでも見られる
前述のようにクラウド管理されていると、
そこへのログインIDさえ把握しておけば、
どこからでもその書類を見ることができます。
ノートパソコン一つあれば本当にどこでもなんでも確認できます。
ただその分、プライベートに仕事が侵食しがちになることは、注意しましょう。
きっと他にもいろいろメリットはあるんだろうと思います。
これだけのメリットがあるわけですから、
ペーパレスを進めない理由はないですよね。
逆にデメリットももちろんありますが、それを全部書き出すと
「やらない理由」にしかなりませんから、敢えて書き出しません。
ハードルがある。
これだけメリットがあってもペーパレスが進まないのは、
やはりそこにデメリットや一定のハードルがあるからです。
逆にこれも思いつく範囲であげていこうと思います。
・ペーパレスは自分だけの問題ではない。
自分はペーパレスを推し進めていても、
取引先や仕入先などは必ずしもそうではありません。
請求書を紙で送ってくるところの方が圧倒的に多いのが現状です。
ここは割り切るしかありません。
特に請求書は支払が済んでしまったら振り返ることはほぼありませんから、
月ごとに分けてフォルダにポイポイ放り込んでいるだけですが、
振り返る必要のある方はぜひスキャン保存しましょう。
後々振り返るときにとても便利になります。
この場合でも請求書は帳簿書類ですから紙保存は必要になりますが、
紙保存のルールで手を抜くことができるようになるので、かえって楽チンかと思います。
・相手先の要望に巻き込まれる。
これも先ほどの「自分だけの問題ではない」の一種ですが、
先ほどは相手先がペーパレスではない場合です。
これはこちらがペーパレスにしたいのに、
相手先が受け入れてもらえないケースです。
請求書の発行を、すべてペーパレスにしたい場合でも、
「どうしても紙でください」と言ってくる先はあろうかと思います。
ちなみに相手先に送る書類の場合は、
郵便局の「ウェブレター」という手段があります。
相手先宛先と送る書類のデータを送信すれば、
自動的に印刷して封書して届けてくれる、
という郵便局のサービスです。
自社封筒にこだわりたい場合は難しいですが、
そうでない場合はとても便利だと思いますよ。
https://www.post.japanpost.jp/service/webletter/
・制度の問題
これはなかなか、どうしようもないですよね。
先ほどお話しした、国税のペーパレスの件もその一環です。
どれだけ進めようとしていても、その制度設計によって利便性が損なわれると、
「それだったら紙でいいや」
ということになります。
もっというと、許認可関係がからむようなお仕事でしたら、
「紙で保存しておかなければならない」ということが多いのではないかと思います。
これはもう、法律だからしょうがないですね、
残念ながら。ここは仕方なく、従っておきましょう。
・書籍
これまでに購入して本棚に収まっているものたちです。
これらもなかなか難しいところですよね。
対処の方法は二通りで、
思い切って断捨離してしまう、というのが一つ。
もう一つが無理やりスキャンして電子データ化してしまうことです。
電子書籍化サービス、なんていうものもあります。
書籍はペーパレスのハードルでもありますが、
電子データ化することでメリットも得られます。
場所をとらなくなったり、ファイル名検索ができるようになるのはとても便利です。
PDF化しておくと、会社で購入した書籍を全員で電子書籍として共有することができます。
ちょっと大変ですが、結果便利だと思いますので、書籍の電子データ化は
個人的にうちの事務所内で強力に推し進めたいなと思っています。
以上のようにいろいろハードルも高いところですが、メリットが多いことは事実です。
可能な部分からでも、積極的に進めていくことかと思っています。
実は一番高いハードルは
本人および社内の
「書類を画面でみるのって、なんか慣れない」
という習慣の問題かもしれません。
しかしそれは慣れの問題ですので、軽々と乗り越えてしまいましょう。
