会社の情報共有ツールとしてチャットワークを使用しています。
顧問先とのやりとりも、顧問先側が了承くださった場合、
基本的にメールではなく、チャットワークで情報共有しています。
今更ですが、チャットワークについて。
目次
チャットワークとは
いわゆるビジネスチャットツールです。
ビジネス用のLINEみたいなものですね。
同様のものに
・Slack
・Microsoft Teams
・LINE WORKS
などがあります。
正直チャットワーク以外をちゃんと使用したことがありませんが、
国産でユーザー数が多い、ということが利点の一つです。
そして一応他のも触ってみた感じだと、
チャットワークが最も感覚的に使用できました。
まぁ、このあたりは、個人的見解ですので、
人によってさまざまでしょう。
なぜLINE、Messengerではないか。
私も相手の環境に応じて、
やむを得ずLINEやMessengerを使用することがあります。
ビジネスで普通にこれらを利用されてる方、
わりと多いように思います。
しかし基本的に、仕事でこれらを使用することは、
オススメしていません。
その理由は次の通りです。
・既読を未読に戻せない
今返事できる環境にないのに、
うっかり相手からのチャットを読んでしまって、
その後返事を忘れてしまうということ、ありませんか？
私はあります。
一度既読になってしまうと、未読のアラートが消えてしまうので、
そのまま放置してしまうことになるのです。
チャットワークのように既読のものを未読に戻すことができれば、
「まだ読んでいないものがありますよ」という状態になるので、
一度読んでしまった後でも、改めて確認することができるのです。
・マイチャットがある
LINEやMessengerは、
相手にメッセージを投げかけることは出来ますが、
自分自身に対してはできません。
チャットワークにはこれが実装されており、
これを「マイチャット」といいます。
他人にメッセージを送るのと同じように
「マイチャット」を選択してメッセージを送信すると、
自分だけに送ることができます。
これは自分へのメモとしての機能も働きますし、
次の「タスク機能」でも役に立ちます。
・タスク機能
チャットワークにはタスク機能があり、
相手のチャットに向けて、
期限付でタスクを貼ることができます。
もちろん相手方からタスクを貼り付けてもらうこともできます。
そしてマイチャットに向けてタスクを貼ることで、
自分自身のタスクも管理できるので、
すべてのタスクをこの中で管理運営することができます。
相手から貼られたタスクは「完了」とすると、
そのメッセージが相手のチャットに送られますから、
相手も「あ、ちゃんとやってくれたんだな」
ということを認識することができます。
これらは３つは、LINE、Messengerにはない機能です。
特に既読を未読に戻すことができないのは、
ビジネスで使用する上で、致命的だと思っています。
チャットワークのその他の機能やメリット
その他の機能やメリットは次の通りです。
・グループをつくることができる
これはLINEなどでもできることですが、
グループチャットを作成することができるので、
グループ間での情報共有をすることができます。
LINEは確か、グループに入った以降の情報しか
見ることができませんが、
チャットワークはグループに加入したら、
それ以前のチャットの経緯をすべて見ることができるので、
ビジネス上は絶対的にこちらに優位性があります。
社内でグループのメンバーが同じであっても
プロジェクトごとにグループをつくれば、
話題が交錯しなくて済みます。
グループを作成する場合、
「プロジェクトごと」
というのは運営上の鉄則ですね。
・ファイルの保存期限がない
LINEだとファイルをアップしても保存期限があるため、
うっかりダウンロードを忘れると、
「すいません、もう一度送ってください」
となってしまいます。
しかしチャットワークは、保存期限がありませんので、安心です。
そしてLINEやMessengerは、
画像をアップすると自動的に圧縮されてしまったりしますが、
チャットワークではそのようなことがないので、
画像の解像度を落とさずに送ることができます。
・迷惑メールが来ない
これはメールとの対比ですが、
メールはとにかく迷惑メールやDMが多くて、
本来の重要なメールが埋もれてしまい、
見落としが発生することが、ままあります。
しかしチャットワークをはじめとするチャットツールは、
直接のつながりですから、当然、
迷惑メール・DMが介在する余地はありません。
・検索機能が強力
これは他のビジネスチャットツールでどうなのかわかりませんが、
チャットの相手方の名前だけでなく、
文面・ファイル名などでも検索できて、
かつそれをチャット別に検索することができます。
ですので、必要なものに容易に到達することができます。
ビジネスで使用する場合には検索機能は必須ですね。
これ以外にも、いろんな利点があって、
一度始めると、やめられなくなるツールです。
ほかにもいろいろビジネスチャットツールはありますが、
日本での利用者の多いチャットワークはオススメです。
現状、社内の情報共有をLINEやMessenger、メールなどでされてる方は、
ぜひ一度使ってみてください。
社内の情報共有度が、グッとあがるだろうと思います。
こんなちょっとしたことで、
社内の効率化がはかれたりするものですので、
侮れないですよ。
