私はタスク管理のために、
チャットワークとTaskChuteという２つのツールを使って行っています。
TaskChuteはエクセル版とスマホ版がありますが、私が使用しているのはエクセル版。
今日はこのTaskChuteの魅力とその簡単な使い方についてお話しします。
目次
TaskChuteとは
TakChute(以下、この記事ではTCと表記)とは、自分自身のタスクとその実行を管理する、
いわゆるToDoソフトです。
TaskChuteは「タスクシュート」と読みます。
「タスクチュート」ではありません。
Chuteとは和訳すると「傾斜台」や「滑り台」などの意味で、
制作者いわく、遊園地プールなどにある、ウォータースライダーのようなもの。
上からモノを落とすと、コースからはずれることなく一気に下まで滑り落ちる、
このイメージでタスク処理をしていく、というイメージです。
全てのタスクを直列に並べていって、
それを一つずつ順番に着実にこなしていく、という習慣をつけていくためのツールです。
冒頭にお伝えしたようにエクセル版とスマホ版があり、
私はそのうちエクセル版を使用しています。
いろいろマクロを組んでありますので、入力が便利になっていたり、わりと高機能です。
ちなみに価格は6,600円でした。
スマホ版もあり、こちらの方が日常的にパパっと管理したい方は
便利かと思います。
ただ私はたくさんの情報が一画面に表示される方が好みで、
基本的にノートPCを持ち歩いて生活している人間ですので、
エクセル版が向いていると判断しました。
（まだスマホ版は試しておりません）
TCの使い方
こちらがメイン画面です。
左からチェック、日付、曜日・・となっています
一日の時間をA～Hまでのアルファベットに「早朝」「午前」「昼休み」「午後」などの区分を割り当てて、その区分ごとに大きく区分けすることができます（自由設定）。
左から4行目はその区分を記載します。
上の部分を見れば、A～Hの区分ごとのタスクの合計時間が表示されますので、
これによってその時間区分ごとのタスクの込み具合が判断できあｍす。
Modeはその仕事の種別などを設定。これも自由設定です。
あとで種別ごとの時間集計する場合などに便利です。
作業内容には実際の作業内容を記載します。
そして見積時間には、その作業にどれくらいの時間がかかるかを入力。
ここまでが準備段階で入力する部分になります。
そして順番にタスクをこなして、タスクが終了したら、
終了時間に実際の時刻を入力します。
するとそのタスクの実際にかかった時間が計算され、
次のタスクの開始時間に前のタスクの終了時間が自動的に入力されます。
これを繰り返して上から一つ一つ、クリアしていくのです。
細かい使い方を記載するとキリがありませんので、
これくらいにとどめておきますね。
文章ではなかなか伝わりにくいところですので、
ここは「実際に使ってみてください」というのが手っ取り早いのかと思います。
TCの優れたポイント
TCの優れた部分はたくさんありますが、その主なものをご紹介します。
その日一日のタスク合計時間がわかる。
その日にやることすべてを記載してしようするツールですので、
その見積時間をあらかじめ入力することで
その日一日になすべきタスクにかかる総時間がわかります。
タスク処理時間の見込みを振り返る
そしてこの「見積時間」が何気に大切で、
実際にタスクをこなしたあと実際の時間を記載したときに、
その見積時間と実際時間との差異がわかります。
自分自身がその仕事にかかる時間を正しく見積できていたか、
その振り返りを行うことができるのです。
どんどん先に進めていける
そして一つのタスクの終了時間を入力すると、
「次はこれ」というメッセージが現れます。
こちらはそれに従って黙々とタスクをこなしていくだけ、
ということとなります。
まさに「Chute」。
レーンからはずれることなく、一気に流れていきます。
シングルタスクの実現
タスクをどれだけ効率よくこなしていけるか、という意味での「仕事のできる人」は、
シングルタスクが実現できるかどうかが、大切です。
仕事のできる人は、マルチタスクが可能な人、というイメージですが、
最近はシングルタスクが見直されつつあります。
ただ、
「シングルタスクがいいのはわかってるけど、それをどうやって実現したらいいの」
という壁に突き当たります。
TCはこの「シングルタスクの実現」を強力に後押ししてくれます。
ただ、「クリエイティブな仕事」に関して仕事が出来る人、というのは、
必ずしもシングルタスク能力が高い人、ということではないと、私は考えています。
日々の使い方
私は全体的なタスク管理はチャットワーク、
それらのタスクを日々どのようにこなしていくか、という部分をTCで管理しています。
私の日々の運用の仕方としては、
まずタスクが発生したら、即チャットワークへ入力します。
毎日朝起きたら、チャットワークに新たに追加されたタスクのうち、
およそ一週間以内に処理すべきものをTCへ転記します。
そしてスケジュールに基づいてTCにタスクを入力していきます。
スケジュールはだいたい1週間から10日分を入力。
すると10日先までのタスク合計見積時間が確認できますので、
業務がオーバーフローしていないかこの時点で確認します。
あとは順次完了したら、終了処理をするだけです。
あくまでこれは参考で、
人によって自分の使いやすいやり方があると思いますので、
それぞれで試行錯誤されるのがいいかと思います。
TCあるある
TCを使い始めると、
特に最初のうちはいろんな問題に突き当たります。
その中の最も多いものは、
タスクを完了したときに終了時間の入力を忘れること。
そして次に多いのが、見積通りに仕事が進まない、
ということだろうと思います。
この辺りはまさに習慣の部分ですので、
最初の内は仕方のないところ。
根性をいれて2か月～3か月運用すると、次第に慣れてきて、
最終的には手放せなくなるんじゃないかと思います。
以上、非常にざっくりとTCについてお伝えしてまいりましたが、
このTC、いろいろ高機能すぎて
少し面倒な部分があるというのも現実です。
ですので、私は自分なりのものを少しずつ構築していく予定をしています。
VBAやマクロなどが使える方は、
まずは本家のTCを使ってみて、その後自分なりのオリジナルのものを
構築していかれるのも面白いだろうと思います。
日々のタスク管理がうまく行っていない人、
そしてシングルタスクに興味がある人は、ぜひ一度使ってみてはいかがでしょうか。
