皆さんの会社にも会議があるだろうと思います。
一人でやっている会社でない限り。
逆に二人以上であれば、
そこには必ず、なんらかの形の会議が必要となります。
しかし、ちゃんとした会議が行われている会社は
結構少ないものです。
今日は小零細企業（に限りませんが）にありがちな、
ダメ会議の問題点をあげていきたいと思います。
①決定事項が少ない（または決まらない）。
会議は何のためにやっているかというと、
基本、何らかの結論を出して
次の行動へとつなげていくためです。
ですから議題に挙げても決定事項が少ない会議は、
成果があがっていないも同然。
その原因はたくさんあるかと思います。
議長（ファシリテーター。以下「Fa」）のスキルの問題かもしれませんし、
派閥が出来ていてそのニラミ合いの結果と言うことも考えられます。
「今日の会議の目的は、みんなのコミュニケーションを深めてたくさんアイデアを出すことね」
というものでない限り、
会議は結論を出してこそ。
会議に参加する人は全員、
そのことを強く意識して参加しましょう。
その意識づけだけでずいぶんと変わるものです。
もちろんまだまだ議論が必要だと思われるものは
ムリに結論を出す必要はありませんが、
それ以上深まらず堂々巡りをしているようであれば
時間の無駄ですので、
ちゃんと結論をだすようにしましょう。
その決議方法をあらかじめ定めておくことも大切かと思います。
②議論が具体化しない
いくら話し合っても、議論の内容が具体的なものになっていかない、
というのも問題です。
議論が具体化していかなければ、
具体的な結論・行動計画は定まりません。
そして議論が深まらない原因はだいたい大きくわけて２つです。
一つは、Faのスキルの問題です。
論理的思考力の不足で、議論が整理されていかず、
一向に議論が具体的なものになっていきません。
そしてもう一つは的確な資料が不足することです。
ある議題について議論を深めるにあたって、
そのために必要な資料が提供されていない状態だと、
すべての議論は憶測のもと進められることになり、
フワっとした結論しかだすことはできません。
ですから資料の事前準備というのはとても大切なことなのです。
③リーダーの独演会
これ、よくありますよね。
特に社長が会議のFaとなってしきっている場合で、
結局社長一人がしゃべり続けている、
という状態。
これはとても会議とは呼べません。
こんな会議は、みんなを集めて開催しているだけ
時間の無駄です。
この改善は、
社長自身が自覚するしかありません。
なんのためにみんな集めて会議をしているかというと、それは
一つの結論を導き出すにあたって
広く意見を集めることと、
コンセンサスを取ることです。
社長は、わきまえましょう。
④特定の人だけが発言している
これも会議の中でよくある形ですね。
会議の場で、よくしゃべることのできる人もいれば、
あまり話すことが得意でない人もいます。
話すことが得意かそうでないか、ということは、
その人がアイデアを持っているかどうか、
ということとは関係ありません。
よくしゃべるけれども
中身のないことばかりであることもありますし、
関係ないことに脱線することばかり話す人もいます。
これもFaの技術の問題が大きく影響します。
会議の場は、放っておくと基本的にこんな形になります。
しゃべりたい人がしゃべれるだけしゃべる、
ということになるので当然ですよね。
だからFaが強力な権限を発動する必要もありますし、
話すのが苦手な人からも意見を引き出す工夫が必要です。
直接当てて発言してもらっても出てこない場合は、
時間をとって付箋に書き出してもらう、
というのも有効な手段です。
⑤参加者が発言しにくい
これは先ほどの特定の人だけ、
ということではなく、
なんとなく全体的に発言がしにくい空気感、
ということです。
これが生じるのは、
全員が何かに遠慮している状態です。
ただ遠慮しているだけなのであれば、
誰かが口火を切ればその後スムーズに流れることが多いですが、
そうでなく発言しにくい状態であるということは、
誰か特定の権威者がいる、ということです。
「どうせ言っても否定される」
とかいう状態ですね。
どんな意見が出てきても、それに対していちいち社長が口をはさみ、
社長の言ったことしか結論になっていかない。
そして
「何を言っても、どうせ社長が決めるんだろ」
という悪い空気が流れてしまいます。
社長（リーダー）は、コーチングを学び、
傾聴しましょう。
そして徹底的に聞き役にまわりましょう。
相当少人数の組織でない限り、
社長は基本しゃべらない方がいいくらいです。
それで議論がおかしな方向にいくのであれば、
それは日常的に経営者の方針や考え方が
社員さんんに伝えられていないということです。
会議の場で正すのではなく、
それ以外の日常業務の場で、
経営者の考えを伝える機会をつくっていきましょう。
ここまできてもまだ５つですので、半分にわけますね。
今日はいったんここまで。
残りの⑥以降は次回以降に続く！ということで。
