このブログで頻繁に私が発信している「経営者の６つの仕事」。
その一つの「仕組み化する」ということ。
今日はその「仕組み化」の３つの目的についてお話しします。
①リスクを回避する
「リスクを回避すること」
これは、会社の中身のいたるところに「仕組み」を導入する、
最も重要な目的です。
「リスク」とは誰にとってのリスクかというと、
もちろん会社にとってのリスクでもあり、
そこで働く社員さん一人一人にとってのリスクです。
とかく会社は、何か問題が生じたときに、
その問題をその仕事に関わった個人に帰属させがちです。
何かミスが発生すると、
そのミスをおこした個人がやり玉にあげられ、
上司に、
「なにをしてるんだ！」
と怒られる。
もちろん個人の問題によるところもあるでしょうが、
それを個人の責任として押し付けるだけで終わらせると、
組織は一向に成長しません。
なぜならひょっとしたら今回、そのミスは、
たまたまその人が犯したものであるに過ぎず、
その発生した原因が追究されずに放置されると、
今度は別の人が同じ間違いを犯してしまう可能性があるからです。
そうではなくて、ミスが発生したら、
「なぜ、こんなミスが発生したのだろう？」
「このようなミスが二度と起こらないようにするためにはどうすればいいのだろう？」
ということを考え、議論し、
その結論がでたら、それを仕組みとして社内にインストールするのです。
そのような文化が築き上げられれば
何かミスや問題が発生したときにも、
それによって怒られることがなくなり、
社員さんもミスを恐れずチャレンジする社風が作り上げられていきます。
ミスが自身の責任となるリスクから、
社員さんを解き放ちましょう。
そして仕組みが整うことで
間違いそのものが減少していけば、
それは顧客サービス向上へとつながっていくのです。
②効率化・標準化
仕組みづくりの「目的」となると、
むしろこちらが真っ先に思いつくかもしれません。
そう、まさに仕組みを作ることの目的の一つは、
効率化をすることです。
そして効率化するために標準化をしていくことです。
仕組みが整い、マニュアルが整備されてくると、
一つの業務を新しい人に指導する際、
そのマニュアルに沿っておこないますから、
仕組みがないときと比べて、教える側も教わる側も
圧倒的に少ない労力・時間で指導することができます。
そして指導を受けた後に業務を行う場面でも、
その仕組みに従って行うことで、
間違いが少なく、確実に実行されるようになりますから、
その業務の成果も最大限発揮されるようになります。
このように、ある程度、
「いつ、どこで、だれが」やっても
同じ成果があげられるようにする。
それによって効率が高まる。
これが仕組みづくりの目的です。
しかし、効率化を阻害するような、
行き過ぎた、細かすぎるマニュアル化は、
仕組み化のように見えてむしろその目的に逆行しますから、
そんな仕組みになってしまわないよう、注意が必要です。
③改善・改良！
会社の成長とは何か、というと、
もちろん数字上は売り上げが伸びて利益が伸びることですが、
これはあくまで表面上のことです。
その売上・利益の上昇の根拠となる部分は、
会社のいたるところの業務改善によって作り上げられています。
例えば売上一つとっても、
商品開発の仕組みが整い、
その商品の広報・販促の仕組みが整い、
その営業販売活動の仕組みが整うことで
成果があがります。
この「仕組み化」がない状態で売上があがるのは、
ある意味偶発的で、再現性の少ないものですから、
それは本当の意味で会社の成長とは呼べません。
社内で生まれる問題や課題を抽出し、
それを一つ一つ改善・改良していくことで、
その会社は成長していくのです。
そしてこの改善・改良は、仕組み化そのものです。
日常業務の中で、問題・課題に直面したとき、
それは仕組み化のチャンス。
その問題が二度と発生しないよう、仕組みを構築し、
また課題解決のために仕組みを作り上げ、
それを日常業務で全員が実践していくことで、
その会社は日々改善・改良され、
昨日よりも今日、会社として成長することができるのです。
仕組みが作り上げられない会社は、
社内の改善が積み上げられていきませんから、
会社の成長の基盤がいつまでたってもできあがらず、
成長がみられません。
成長がみられない、ということは実質的にはそれは退化を意味します。
慢性的な赤字の会社でよく見受けられる現象です。
このように、仕組み化のの目的はたくさんあり、
目的がたくさんあるということは、
それを実行することによって得られる効果も高いことを意味します。
社内のリスクが高まっているのも、
いっこうに効率化されていかないのも、
社内改善が進まないのも、
すべてこれらは、経営者の責任。
ぜひ仕組み化を導入して、
社内改善を積み重ねていきましょう。
それがこのましい企業風土の構築と
実質の伴う会社の成長につながっていくのです。
